Quando um pedido de compra vira despesa no financeiro?

Quando alguém conclui o pedido, e não quando ele é aprovado. A aprovação autoriza a compra: ela grava quem aprovou, libera o pedido para ser concluído e não lança nada no financeiro da obra. Enquanto o pedido está aguardando aprovação ou aprovado, o valor dele aparece como compromisso, na coluna "Em compra" do painel Orçamento analítico, e não entra no realizado da obra nem no DRE. Concluir o pedido é o que lança a despesa, no mesmo momento, com o valor total do pedido, ou com a soma dos itens precificados quando o pedido não tem total escrito. Um total escrito à mão menor que a soma dos itens é recusado na gravação, com a soma na mensagem: é esse número que a alçada de aprovação lê e é ele que vira despesa, então um total abaixo dos itens faria o painel comprometer um valor e o financeiro receber outro. O lançamento é dividido pelas linhas de orçamento que os itens apontaram no campo "Serviço orçado": cada linha recebe a parte que foi pedida para ela, com a sobra de centavos na maior fatia, e o que nenhum item apontou fica em um lançamento só, sem linha. Por isso o dinheiro troca de coluna em vez de sumir: o que estava em "Em compra" reaparece em "Realizado", na mesma linha, e nunca aparece nos dois lugares ao mesmo tempo. Ao concluir, o sistema pergunta se a compra já foi paga. "Já foi paga" só lança a despesa. "Vai pagar depois" lança a mesma despesa, com os mesmos valores, e cria também as contas a pagar da compra em Contas a Pagar: você informa o vencimento da primeira parcela (obrigatório), o número de parcelas mensais e o fornecedor, que já vem preenchido com o da cotação escolhida e pode ser trocado ou deixado em branco. As parcelas somam exatamente o valor lançado, com a sobra de centavos na primeira, e não lançam uma segunda despesa: o custo já está no financeiro. Quem pode concluir o pedido cria essas contas, mesmo sem a permissão de criar contas a pagar. Nessas contas, obra, fornecedor e valor vêm da compra e não mudam; vencimento, descrição, data de emissão, observações e a chave de pagamento do boleto continuam editáveis, e cada conta pode ser excluída em Contas a Pagar. Se a compra saiu por um valor diferente do estimado, corrija o valor do lançamento em Financeiro, que é um lançamento comum e pode ser editado; ele também pode ser excluído, a não ser que a compra tenha conta a pagar que não esteja cancelada: aí o sistema recusa e pede para excluir as contas a pagar da compra primeiro. O pedido continua com o valor que foi pedido, porque ele é o que você pediu, não o que você pagou. Se o erro está no próprio pedido, ou ele foi concluído sem querer, quem pode aprovar compras reabre a compra pelo botão "Reabrir compra" do pedido concluído em Compras, depois de confirmar: o pedido volta a rascunho, para ser corrigido e passar de novo pela aprovação, os lançamentos da compra saem do Financeiro e as contas a pagar da compra saem de Contas a Pagar, inclusive as canceladas, e os boletos anexados a elas são apagados e não voltam. Concluir de novo lança tudo outra vez, com as parcelas que você informar e sem os anexos. Reabrir é do plano Business, como a aprovação de pedidos, porque o pedido reaberto só volta a andar aprovado de novo. A reabertura é recusada enquanto alguma conta a pagar da compra estiver paga, e a mensagem diz qual parcela: estorne o pagamento em Contas a Pagar antes. Também é recusada enquanto o pedido tiver NF-e vinculada: desfaça o vínculo antes. Tudo acontece de uma vez, e se qualquer parte falhar nada muda; o histórico do pedido guarda quem reabriu e quando. Quando a nota fiscal da compra chega, o caminho mais certo é vincular a nota ao pedido, na importação da nota ou pelo botão "Vincular NF-e" do pedido em Compras: os lançamentos da compra saem e entram os da nota, linha a linha do orçamento, e as contas a pagar da compra ainda não pagas dão lugar às da nota; se alguma conta da compra já foi paga, o vínculo é recusado até você estornar o pagamento. Depois disso não existem mais lançamentos da compra para excluir; os da nota seguem a regra das notas importadas e só saem em Financeiro depois que as contas a pagar da nota forem excluídas. Pedidos aprovados antes dessa mudança já tinham lançado a despesa na aprovação: esses continuam com o lançamento que têm, e o sistema não os conta de novo, nem na conclusão nem na coluna "Em compra".